വെബ്ബിനാറുകൾ സംഘടിപ്പിക്കുമ്പോൾ അവശ്യം അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട കുറച്ചു കാര്യങ്ങൾ

കോവിഡ് കാലം വെബ്ബിനാറുകളുടെ കാലം കൂടിയാണ്. പണ്ടൊക്കെ ഒരു സെമിനാർ സംഘടിപ്പിക്കണമെങ്കിൽ എന്തെല്ലാം കടമ്പകളായിരുന്നു?. ഹാൾ ബുക്ക് ചെയ്യണം, സംസാരിക്കാൻ വരുന്നവരുടെ യാത്ര (ചിലപ്പോൾ താമസവും) അറേഞ്ച് ചെയ്യണം,, കേൾക്കാൻ വരുന്നവർക്ക് ചായയോ കാപ്പിയോ കൊടുക്കാനുള്ള സംവിധാനമുണ്ടാക്കണം. ഇതിനെല്ലാം പുറമെ ഹാളിൽ മിനിമം ആളുകൾ ഇല്ലെങ്കിലും പ്രതീക്ഷിച്ചതിലും കൂടുതൽ ആളുകൾ വന്നാലും വിഷമമാണ്.

എന്നാൽ വെബ്ബിനാറിന് ഇത്തരം പ്രശ്നങ്ങളൊന്നുമില്ല. zoom / google മീറ്റ് അക്കൗണ്ട് ഉണ്ടെങ്കിൽ എളുപ്പത്തിൽ ഒരു വെബ്ബിനാർ സംഘടിപ്പിക്കാം. അതുകൊണ്ട് തന്നെ ഇപ്പോൾ നമുക്ക് ചുറ്റും വെബ്ബിനാറുകളുടെ പ്രളയമാണ്. എനിക്ക് ദിവസേന ഒന്നിൽ കൂടുതൽ വെബ്ബിനാറുകളിലേക്ക് ക്ഷണം വരുന്നുണ്ട്. പെരുമ്പാവൂര്‍ നിന്നും ബാംഗ്ലൂരു നിന്നും ബാങ്കോക്കിൽ നിന്നും അമേരിക്കയിൽ നിന്നും യൂറോപ്പിൽ നിന്നും ക്ഷണങ്ങളുണ്ട്. സാധിക്കുമ്പോളെല്ലാം സ്വീകരിക്കുന്നുമുണ്ട്.

വെബ്ബിനാർ സംഘടിപ്പിച്ച് ആളുകൾക്ക് പരിചയമാവുന്നതേ ഉള്ളൂ. പുതിയ സംവിധാനത്തിന്റെ അവസരങ്ങളും പരിമിതികളും അറിയാതെ പണ്ട് സെമിനാർ സംഘടിപ്പിച്ച പരിചയത്തോടെയും ചിന്താഗതിയോടെയുമാണ് ആളുകൾ ഇപ്പോഴും വെബ്ബിനാറുകൾ സംഘടിപ്പിക്കുന്നത്. കേരളത്തിൽ അനവധി വെബിനാറുകളിൽ പങ്കെടുത്ത അനുഭവത്തിന്റെ വെളിച്ചത്തിൽ എങ്ങനെയാണ് ഒരു നല്ല വെബ്ബിനാർ സംഘടിപ്പിക്കേണ്ടത് എന്നതിൽ കുറച്ചു കാര്യങ്ങൾ പറയാം.

1. ചർച്ച ചെയ്യാനുദ്ദേശിക്കുന്ന പ്രസക്തമായ വിഷയങ്ങൾ അവതരിപ്പിക്കുന്നതിനൊപ്പം, തലക്കെട്ട് ആകർഷണീയവും പുതുമയുള്ളതുമായിരിക്കണം. നാട്ടിലിപ്പോൾ വളരെയധികം വെബ്ബിനാറുകൾ സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനാൽ നിങ്ങളുദ്ദേശിക്കുന്ന രീതിയിലുള്ള, അനുയോജ്യരായ ശ്രോതാക്കളിലേക്ക് അത് എത്തിച്ചേരണമെങ്കിൽ ഇക്കാര്യങ്ങൾ തീർച്ചയായും ശ്രദ്ധിക്കണം.

2. സമയദൈർഘ്യം 90 മിനിറ്റിൽ കൂടാതെ ശ്രദ്ധിക്കണമെന്ന് മാത്രമല്ല, മൂന്നിലൊന്നു സമയം ചോദ്യോത്തരങ്ങൾക്കായി നീക്കിവെയ്‌ക്കുകയും വേണം.

3. 90 മിനുട്ട് ചർച്ചയിൽ മോഡറേറ്ററെ കൂടാതെ നാലിലധികം പ്രാസംഗികർ ഉണ്ടായാൽ ആർക്കും വേണ്ടത്ര സമയം ലഭിക്കാതെ ചർച്ച വളരെ ഉപരിപ്ലവം ആയിപ്പോകും.

4. വെബ്ബിനാറുകൾക്കായി സൂം അല്ലെങ്കിൽ ഗൂഗിൾ മീറ്റ് പോലെ ഏതെങ്കിലും പോപ്പുലറായ മാധ്യമം തെരഞ്ഞെടുക്കുന്നതാവും നല്ലത്. കാരണം പ്രഭാഷകർക്കും വിഷയത്തിലെ വിദഗ്ദ്ധർക്കും സാങ്കേതിക വൈദഗ്ദ്ധ്യമുണ്ടായിക്കൊള്ളണമെന്നില്ല. അതുകൊണ്ടുതന്നെ പരിചിതമല്ലാത്ത പുതിയ പ്ലാറ്റുഫോമുകൾ സാങ്കേതിക പ്രശ്നങ്ങളുണ്ടാക്കിയേക്കാം.

5. വെബ്ബിനറിലേക്ക് മോഡറേറ്ററെ തെരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോഴും ശ്രദ്ധിക്കണം. കാര്യങ്ങൾ വളരെ പ്രൊഫെഷണലായി നടത്തേണ്ടതിനാൽ സമയബന്ധിതമായി ഓരോ സെഷനും അവസാനിപ്പിക്കാനും സമർത്ഥമായി നിയന്ത്രിച്ചുകൊണ്ടുപോകാനും കഴിയുന്ന ആളായിരിക്കണം മോഡറേറ്റർ.

6. കുറഞ്ഞത് ഒരാഴ്ച മുൻപെങ്കിലും നടത്താനുദ്ദേശിക്കുന്ന വെബ്ബിനറിനെക്കുറിച്ചു പരസ്യപ്പെടുത്തുകയും രജിസ്ട്രേഷൻ ആരംഭിക്കുകയും ചെയ്യാം. സാധ്യമെങ്കിൽ ഈ വെബ്ബിനാർ ആർക്കുവേണ്ടിയുള്ളതാണെന്നും സൂചിപ്പിക്കാം (അധ്യാപകർ, പ്രൊഫെഷണലുകൾ, വിദ്യാർഥികൾ എന്നിങ്ങനെ). വെബ്ബിനാർ ആരംഭിക്കുന്നതിന് 24 മണിക്കൂർ മുൻപായിത്തന്നെ അത് അറ്റൻഡ് ചെയ്യേണ്ട ലിങ്ക് അയച്ചുകൊടുക്കണം. ഒരു മണിക്കൂർ മുൻപായി ഒരു റിമൈൻഡറും അയയ്‌ക്കാം.

7. വിർച്വൽ ആയതിനാൽ ലോകത്തെവിടെ നിന്നുമുള്ള ആളുകൾ പങ്കെടുത്തേക്കാമെന്നതിനാൽ GMT time കൂടി രേഖപ്പെടുത്തണം.

8. വെബ്ബിനാർ സംഘടിപ്പിക്കുന്നവരുടെ കൂട്ടത്തിൽ വിഷയത്തിൽ അറിവുള്ളവരെ കൂടാതെ സാങ്കേതിക - ഓൺലൈൻ സാങ്കേതികവിദ്യകളിൽ അറിവുള്ള ഒരാൾ കൂടി തീർച്ചയായും വേണം. സാങ്കേതിക കാര്യങ്ങൾ അവർക്ക് വിട്ടുകൊടുക്കുകയും വേണം.

9. വെബ്ബിനാറിന് മുൻപ് പ്രഭാഷകരും മോഡറേറ്ററും സാങ്കേതിക വിഭാഗവുമുൾപ്പെടുന്ന ഒരു വാട്സ്ആപ്പ് ഗ്രൂപ്പ് രൂപീകരിക്കുന്നത് നന്നായിരിക്കും. അതുവഴി അപ്‌ഡേറ്റുകളും അവസാന നിമിഷത്തിലുണ്ടാകാവുന്ന സാങ്കേതിക പ്രശ്നങ്ങളും പ്രഭാഷകരെ തത്സമയം അറിയിക്കാൻ സാധിക്കും.

10. മോഡറേറ്ററെയും പ്രസംഗികരേയും ഉൾപ്പെടുത്തി, ഒരു ദിവസം മുൻപെങ്കിലും അഞ്ചുമിനിറ്റ് സമയം ഒരു test-run നടത്തിനോക്കണം. പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് സാങ്കേതികവിദ്യ പരിചിതമാകാൻ അത് സഹായകരമാവും. പ്രസന്റ്റേഷനുകളുണ്ടെങ്കിൽ 24 മണിക്കൂർ മുൻപ് തയാറാക്കി നൽകാൻ പ്രഭാഷകരോട് ആവശ്യപ്പെടാം. ട്രയൽ സമയത്ത് ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്ന വിധം മനസിലാക്കുകയും ചെയ്യാം.

11. വെബ്ബിനാർ തുടങ്ങുന്നതിന് അര മണിക്കൂർ മുൻപെങ്കിലും ടെക്നിക്കൽ ടീം തയ്യാറായി ഓൺലൈൻ മീറ്റിങ്ങ് തുടങ്ങണം. പത്തുമിനിറ്റ് മുൻപേ പ്രഭാഷകരും തയാറായി എത്തണം. എങ്കിലേ പിഴവുകളെന്തെങ്കിലുമുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിച്ച് മറ്റു മാർഗങ്ങൾ അവലംബിക്കാൻ സാധിക്കൂ.

12. നിശ്ചയിച്ച സമയത്തുതന്നെ വെബ്ബിനാർ തുടങ്ങേണ്ടതാണ്. സാങ്കേതികമായി താമസമുണ്ടെങ്കിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അറിയിക്കാനുള്ള സംവിധാനമുണ്ടായിരിക്കണം.

13. ചില പ്രഭാഷകർ അനുവദിച്ചിട്ടുള്ളതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ സമയം സംസാരിക്കുന്പോൾ മറ്റു പ്രഭാഷകർ ഇടപെടാതിരിക്കുമെങ്കിലും ഇത്തരം അവസരങ്ങളിൽ മോഡറേറ്റർ കൃത്യമായി ഇടപെടേണ്ടതാണ്.

14. പ്രഭാഷകർ സംസാരിക്കുന്പോൾ ചാറ്റ് ബോക്സിൽ വരുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ ശേഖരിച്ച് അതാത് പ്രഭാഷകർക്ക് നൽകേണ്ടതുണ്ട്. സെഷനുകൾ അവസാനിക്കുന്പോഴേക്കും ചോദ്യങ്ങൾക്കുള്ള ഉത്തരങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കും.

15. ചെറിയ ഗ്രൂപ്പ് ആണെങ്കിൽ (അന്പത് പേരിൽ താഴെ) ചോദ്യങ്ങൾ നേരിട്ട് ചോദിക്കാനുള്ള അവസരം ശ്രോതാക്കൾക്ക് നൽകാവുന്നതാണ്. കൂടുതൽ ആളുകളുള്ള വെബ്ബിനാറിൽ അത് പ്രശ്നങ്ങളുണ്ടാക്കുമെന്നതിനാൽ മോഡറേറ്റർ തിരഞ്ഞെടുത്ത ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുക. ചോദ്യങ്ങൾ വായിക്കുന്പോൾ ചോദ്യമുന്നയിച്ച വ്യക്തിയുടെ പേരുകൂടി വായിച്ചാൽ നന്നായിരിക്കും.

16. വെബ്ബിനാറിനു ശേഷം സമയബന്ധിതമായിത്തന്നെ പങ്കെടുത്തവർക്കുള്ള സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ വിതരണം ചെയ്യണം. അവസാനിച്ച സെഷനുകളെക്കുറിച്ച് ശ്രോതാക്കളുടെ പ്രതികരണം ആരായുകയും വേണം.

17. വെബ്ബിനാറിൽ ആളുകൾ സൗജന്യമായി സംസാരിക്കണമെന്ന ഒരു ചിന്ത വളർന്നു വരുന്നുണ്ട്. അത് ശരിയല്ല. പ്രഭാഷകരുടെയും മോഡറേറ്ററുടെയും സമയത്തിന് വിലയുണ്ട് എന്നതിനാൽ പ്രതിഫലം നൽകുന്നതാണ് ശരി.

18. സ്വാഗത പ്രസംഗവും പ്രഭാഷകരെ വിശദമായി പരിചയപ്പെടുത്തുന്നതും ഒഴിവാക്കണം. സംസാരിക്കുന്നവരുടെ പ്രൊഫൈലുകൾ എല്ലാവർക്കും നേരത്തെ അയച്ചു കൊടുത്ത് പരമാവധി സമയം പ്രഭാഷകർക്കും പ്രഭാഷണം കേൾക്കാൻ വന്നിരിക്കുന്നവർക്കുമായി വിനിയോഗിക്കണം.

19. സാങ്കേതികമായി പത്തുപേരോട് സംസാരിക്കുന്നതും ആയിരം പേരോട് സംസാരിക്കുന്നതും പ്രഭാഷകന് ഒരുപോലെയാണ്. ഓൺലൈൻ പ്ലാറ്റ്ഫോമുകളിൽ ആയിരം മുതൽ അയ്യായിരം വരെ ആളുകൾക്ക് നേരിട്ട് പങ്കെടുക്കാനും യുട്യൂബ് വഴി എത്ര ആളുകൾക്ക് വേണമെങ്കിലും വെബ്ബിനാർ കാണാനും ഇപ്പോൾ അവസരമുണ്ട്. ഓരോ കോളേജും ലൈബ്രറിയും സ്വന്തമായി നാല്പതോ അന്പതോ പേർക്കായി വെബ്ബിനാർ നടത്തുന്നതിനേക്കാൾ പലരും ഒരുമിച്ച് കൂടി പരമാവധി ആളുകളെ പങ്കെടുപ്പിക്കുന്ന രീതിയിൽ വെബ്ബിനാർ നടത്തുന്നതാണ് ശരി.